Begin 2024 is er een oproep gedaan door het bestuur: vrijwilligers gezocht voor de ledenadministratie. Een bericht werd opgesteld en Timo en Kim melden zich aan. Hun ervaring, expertise en enthousiasme was welkom. Tijdens de ALV in april stelden zij zich voor. Vanaf april zijn zij bezig met het vormgeven, ontwikkelen en overzetten van onze ledenadministratie. Heel graag stellen wij hen aan jullie voor.
Wie zijn jullie, vertel eens wat over jezelf
Wij zijn Timo Hendriks en Kim van Wijk. Wij zijn een samengesteld gezin en wonen met 2 zoons van 15 en 7 in Heerhugowaard. Ongeveer anderhalf jaar geleden zijn wij lid geworden van de KCWF. Onze Friese Stabij Nova is de reden dat we terecht kwamen bij de KCWF. We voelden ons direct thuis en trainen met veel plezier op de locatie Heiloo. Toen de oproep kwam voor een vrijwilliger voor de ledenadministratie hebben wij ons met veel enthousiasme aangemeld.
Wat maakte dat jullie graag als vrijwilliger de ledenadministratie wilden doen?
Dat heeft twee redenen. Wij vinden het beiden belangrijk om maatschappelijk iets bij te dragen. Timo zit in de ouderraad van de basisschool van zijn zoon en Kim is vrijwilliger op de voetbalvereniging van haar zoon. Toen wij ons aanmelden bij de KCWF verbaasden wij ons over de inschrijfprocedure. Er is tegenwoordig zoveel technisch mogelijk. Hier heeft vooral Timo interesse in. We zeiden toen tegen elkaar: ”Als er ooit iets nodig is bij de club op dit gebied, dan melden we ons aan”. Dit moment kwam iets eerder dan gedacht. Een paar maanden later ontvingen we via de trainers in Heiloo de oproep.
Wat is er tot nu toe gebeurd?
Het bestuur van de KCWF heeft besloten een systeem aan te schaffen waarin onze ledenadministratie en boekhouding op een optimale manier gedaan kunnen worden. Wij mochten meedenken over dit systeem en hebben 2 aanbieders tegen elkaar afgewogen. Het bestuur hebben wij toen verteld wat ons de beste optie leek. Er is daarom nu gekozen voor het systeem van E-Captain. Wij zijn niet de enige kynologenclub die met dit systeem werken. De kynologenverenigingen in Delft en Purmerend (Waterland) zijn zeer tevreden over dit systeem. Wij hebben dit systeem in Purmerend ‘live’ gezien en het lijkt ons een grote vooruitgang.
Vertel eens iets meer over de voordelen die jullie zien
De voordelen van E-Captain zijn groot. We krijgen als vereniging een beter overzicht over al onze leden. We gaan het mogelijk maken om jezelf online aan te melden voor cursussen, lezingen en bijvoorbeeld de clubevenementen. Het is ook makkelijker om vrijwilligerstaken over te dragen. Zo zijn we minder afhankelijk van 1 persoon. Dit maakt de vereniging robuuster. Er zijn ook voordelen voor onze leden:zo krijgt elke lid een online account dat hij of zij zelf beheert.Je kunt zelf je gegevens wijzigen en aanvullen als dit nodig is. En het regelen van de hele administratie op de eerste cursusdag, is straks ook verleden tijd. Dit is wel iets wat langzaam zal groeien. Veranderingen gaan gefaseerd. We gaan er nu eerst voor zorgen dat al onze leden in het E-Captainsysteem komen te staan. Daarna gaan we de rest inrichten.
Dat klinkt als een grote wijziging. Wat kunnen we verwachten?
Om dit te kunnen doen, ontvangen alle leden van wie wij een e-mailadres hebben na 1 december een e-mail met inloggegevens voor jouw mijn E-captainaccount. Check wel even jouw spambox, de mail kan onbedoeld daarin terechtkomen. Heb je jouw mailadres nog nooit doorgegeven, twijfel je of wij jouw mailadres hebben of ontvang je na 1 december geen mail? Stuur dan een mail met jouw gegevens (naam en adres en jouw e-mailadres) naar ledenadministratie@kcwf.nl. We schrijven dan jouw e-mailadres in en je krijgt alsnog een mail met jouw inloggegevens. Je krijgt een tijdelijk wachtwoord dat je kunt wijzigen nadat je de eerste keer bent ingelogd. Daarna kun je jouw gegevens wijzigen in het systeem. Missen gegevens: vul deze dan aan zodat jouw account zo volledig mogelijk is.
Verandert er nog meer voor de leden?
Het nieuwe systeem brengt ook nog een aantal andere veranderingen met zich mee. Zo zullen we vanaf 1 januari 2025 de contributie niet meer incasseren in de maand dat je lid geworden bent, maar aan het begin van het kalenderjaar. Dus in de maand januari. Voor de mensen die al een deel van 2025 betaald hebben, zal gelden dat het deel dat nog niet voldaan is, geïncasseerd zal worden in januari. Voordat we de incasso zullen doen, ontvang je als lid hier bericht over. Ook dit kunnen we via het systeem. Dit maakt het voor iedereen makkelijker en overzichtelijker.
Hoe gaat die betaling in zijn werk?
Er zijn twee opties. Veel van onze leden kiezen voor een automatisch incasso. Heb jij hiervoor gekozen dan verandert er in de betaling niets, alleen het moment waarop je betaalt, verandert en het eerste bedrag dat geïncasseerd wordt, kan afwijken. Maar we laten je weten dat er betaald moet worden, hoeveel het is en wanneer we incasseren. De betaling gaat zoals je gewend bent: automatisch. Kies je als lid niet voor een automatisch incasso dan zullen we vanaf januari 2025 een IDEAL link meesturen om aan het lidmaatschap te voldoen. Er zijn administratiekosten verbonden aan de betaling via IDEAL. Deze kosten zullen worden opgeteld bij de betaling van het lidmaatschap. De administratiekosten zijn € 2,50.
Je kunt jouw betaalvorm wijzigen naar automatischeincasso in jouw mijn E-captain omgeving; zo voorkom je deze kosten.
Wij kijken uit naar de verbeteringen die het nieuwe systeem ons de komende tijd gaat brengen. Mocht je vragen of opmerkingen hebben dan kun je ons bereiken via ledenadministratie@kcwf.nl