KCWF is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van haar leden en medewerkers (vrijwilligers). In deze privacyverklaring beschrijven we in het kort wat we doen en met welke reden. Wil je meer weten? Neem dan contact met ons op. Onderaan deze verklaring vind je de contactgegevens.

Waarom verwerkt KCWF persoonsgegevens?
KCWF is een vereniging die verschillende hondencursussen en voorlichting verzorgt. Wij hebben daarom een aantal persoonsgegevens van je nodig: voor je lidmaatschap, bij aanmelding voor  cursussen en evenementen en de betaling van het cursusgeld of de kosten van deelname. Ook voor het versturen van ons clubblad Hondenleven hebben we je gegevens nodig. Ben je vrijwilliger bij de KCWF? Ook dan hebben we persoonsgegevens van je nodig: om je te kunnen bereiken, je onkostenvergoeding te betalen, je kleding te kunnen verstrekken etc.

Tijdens activiteiten en evenementen maken we foto’s en soms ook video’s. Ook dat valt onder de verwerking van persoonsgegevens. Deze beelden van honden, cursisten en instructeurs kunnen we gebruiken voor onze nieuwsgaring, Facebook, internet en ons clubblad. We hebben er immers belang bij om verslag te doen van onze activiteiten. De getoonde foto’s selecteren we in beginsel zo,  dat zo min mogelijk personen herkenbaar zijn. Als je toch herkenbaar op een foto staat, maar je wilt dat niet, dan kun je dit aangeven.

Persoonsgegevens die wij verwerken
We verwerken uitsluitend de gegevens die we nodig hebben voor onze administratie (ledenadministratie, cursusadministratie, financiële administratie). De persoonsgegevens die wij verwerken:
- voor- en achternaam;
- adresgegevens;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- bankrekening;
- foto’s en incidenteel videobeelden.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
We verwerken in beginsel geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zien op ras, godsdienst, strafrechtelijk verleden, medische gegevens etc. Informatie van minderjarigen die zonder toestemming van hun ouders handelen, merken we aan als gevoelige informatie. We kunnen  niet altijd controleren of een bezoeker van onze website, deelnemer aan een cursus of bezoeker jonger is dan 16 jaar. Als we onbedoeld persoonlijke gegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op. Dan verwijderen wij deze informatie direct.

Wat is de grondslag van onze verwerking?
De wet regelt op welke grondslagen persoonsgegevens verwerkt mogen worden. KCWF verwerkt jouw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van onze diensten;
• De gegevensverwerking is noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting (met name de fiscale regelgeving).  
   

Geen geautomatiseerde besluitvorming
Bij geautomatiseerde besluitvorming neemt een computer of een systeem (op basis van bijvoorbeeld een algoritme), zonder dat daar een persoon van KCWF bij betrokken zou zijn, een beslissing. Bij KCWF komt dergelijke besluitvorming niet voor.  

Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?
KCWF bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is. Een deel van je gegevens verwijderen we na deelname aan een cursus, de informatie voor de ledenadministratie en de fiscale verantwoording bewaren we langer. Wil je hier meer over weten? Neem dan contact met ons op.

Verstrekken we jouw persoonsgegevens aan derden?
Alle gegevens die we van je hebben delen we niet met derden. We gebruiken ze ook niet voor commerciële doeleinden. Alleen als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting, geven we jouw persoonsgegevens aan een derde-instantie. Of als het nodig mocht zijn voor de uitvoering van de overeenkomst die je met de KCWF aanging. Zo geven we je NAW gegevens aan de Raad van Beheer voor de uitvoering van haar taken, zoals het verzorgen van examens en de accreditatie van de Kynologisch Instructeurs. De Raad van Beheer houdt zich als verwerkingsverantwoordelijke eveneens aan de wettelijke verplichtingen die de AVG aan haar oplegt. Ook verstrekken we je NAW gegevens aan onze drukker, om je ons clubblad te kunnen toesturen. Met deze drukker sloten we een verwerkersovereenkomst, om te borgen dat ook zij goed met je gegevens omgaan.

Cookies
Als je onze website voor de eerste keer bezoekt, dan wordt een cookie (in de vorm van een klein tekstbestand) opgeslagen. KCWF gebruikt alleen technische en functionele cookies voor een juiste werking van de website en jouw gebruiksgemak; zo kan de website jouw voorkeursinstellingen onthouden. We kunnen de cookies in onderlinge samenhang ook analyseren en vertalen naar verbeteringen in onze dienstverlening.  Daarvoor gebruiken wij google  analytics.  Dit programma is volledig geanonimiseerd.    Wil je niet dat we jouw cookies opslaan? Dan kun je je hiervoor afmelden in je internetbrowser (via instellingen). Zo kun je ook alle eerder opgeslagen informatie van je browser verwijderen.

Wil je je gegevens inzien, aanpassen of laten verwijderen?
De AVG geeft betrokkenen verschillende rechten. Zo heb je onder meer het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Wil je gebruik maken van een van je rechten? Of heb je vragen over de gegevensverwerking? Stuur dan een verzoek met een toelichting naar het emailadres hieronder bij ‘contactgegevens’. Stuur een kopie van je identiteitsbewijs mee. Maak in deze kopie je Burgerservicenummer (BSN) zwart. Je krijgt zo snel mogelijk een reactie, maar in ieder geval binnen vier weken.

Autoriteit Persoonsgegevens
De Autoriteit Persoonsgegevens is aangewezen als toezichthouder op de AVG. Op de website kun je meer informatie vinden. Ook kun je daar een klacht indienen. Ga dan naar: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?
Alle persoonsgegevens staan in onze database. De toegang tot die database is beperkt tot bestuursleden en/of vrijwilligers. Bovendien is deze database op moderne manier beveiligd tegen onbevoegde toegang. Papieren documenten (aanmeldformulier) staan in een ordner in een afgesloten kast. De instructeurs hebben namen en telefoonnummers van hun cursisten, die ze vernietigen of verwijderen na stopzetting van je deelname aan de cursus.

Contactgegevens KCWF
Als je vragen hebt of meer wilt weten, stuur je email dan naar de secretaris van de KCWF: secretaris@kcwf.nl